Hausdokumentation ordnen: welche Unterlagen du dauerhaft brauchst
Für Private gibt es keine Aufbewahrungspflicht — nur Fristen, in denen du beweisen musst. Welche Unterlage wie lange bleibt, und warum, mit den Fundstellen.
Der Estrich läuft voll Wasser, du rufst die Versicherung an, und die erste Frage lautet nach der Police und dem Datum der letzten Schätzung. Beides liegt irgendwo. Genau in diesem Moment merkt man, dass die Hausdokumentation ordnen keine Fleissaufgabe ist, sondern die Vorbereitung auf drei, vier Situationen, die im Leben eines Hauses sicher eintreten. Die gute Nachricht: Es gibt weniger Pflichten, als man denkt — und dafür ein paar sehr harte Fristen.
Kurzantwort
- Für dich als Privatperson gibt es keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht. Die Zehnjahresregel von Art. 126 Abs. 3 DBG gilt nur für Selbständigerwerbende und juristische Personen.
- Massgebend sind stattdessen die Fristen, in denen du beweisen musst: Steuer 5 Jahre, absolut 15; Baumängel 5 Jahre ab Abnahme; Nachsteuer bis 15 Jahre.
- Neu seit dem 1. Januar 2026: Bei unbeweglichen Werken beträgt die Frist für die Mängelrüge 60 Tage, kürzere Vereinbarungen sind unwirksam.
- Unbegrenzt bleiben die Belege für wertvermehrende Investitionen — sie senken beim Verkauf die Grundstückgewinnsteuer.
- Ein Dossier braucht sieben Register, nicht dreissig. Wichtiger als die Feingliederung ist, dass jeder im Haushalt es findet.
Was ein Haus über die Jahre ansammelt
Ein Einfamilienhaus produziert Papier in vier Wellen. Beim Erwerb: Kaufvertrag, Grundbuchauszug, Handänderungsabrechnung, Schätzung, Hypothekarvertrag. Beim Bauen und Sanieren: Baubewilligung, Pläne, Baubeschrieb, Werkverträge, Abnahmeprotokoll, Garantiescheine, Schlussabrechnungen. Im Betrieb: Serviceberichte, Sicherheitsnachweise, Feuerungskontrollen, Tankprotokolle, Versicherungspolicen, Schadenmeldungen. Und jedes Jahr die Steuerakte mit den Unterhaltsbelegen.
Das Unangenehme daran ist nicht die Menge, sondern dass die Stücke unterschiedlich alt werden dürfen. Ein Serviceblatt der Heizung ist nach dem nächsten Service Altpapier. Eine Rechnung über die neue Küche kann dir dreissig Jahre später mehrere tausend Franken Steuern sparen.
Warum es für dich keine Aufbewahrungspflicht gibt
Das ist der Punkt, an dem die meisten Ratgeber ungenau werden. Art. 126 Abs. 3 DBG verpflichtet zur zehnjährigen Aufbewahrung von Geschäftsbüchern und Belegen ausdrücklich nur «natürliche Personen mit Einkommen aus selbständiger Erwerbstätigkeit und juristische Personen». Wer sein Haus privat besitzt, fällt nicht darunter.
Was dich trifft, ist Art. 126 Abs. 1 und 2 DBG: Du musst alles tun, um eine vollständige und richtige Veranlagung zu ermöglichen, und auf Verlangen Belege vorlegen. Ohne Beleg gibt es keinen Abzug. Die Frage lautet also nicht «wie lange muss ich», sondern «wie lange kann jemand von mir etwas verlangen». Und darauf gibt das Gesetz präzise Antworten:
| Frist | Was sie bedeutet | Fundstelle |
|---|---|---|
| 5 Jahre nach Ablauf der Steuerperiode | Recht, eine Steuer zu veranlagen, verjährt | Art. 120 Abs. 1 DBG |
| 15 Jahre nach Ablauf der Steuerperiode | Veranlagung in jedem Fall verjährt | Art. 120 Abs. 4 DBG |
| 5 Jahre nach Rechtskraft der Veranlagung | Steuerforderung verjährt | Art. 121 Abs. 1 DBG |
| 10 Jahre nach rechtskräftiger Festsetzung | Bezug in jedem Fall verjährt | Art. 121 Abs. 3 DBG |
| 10 Jahre nach Ablauf der Steuerperiode | Recht, ein Nachsteuerverfahren einzuleiten, erlischt | Art. 152 Abs. 1 DBG |
| 15 Jahre nach Ablauf der Steuerperiode | Recht, die Nachsteuer festzusetzen, erlischt | Art. 152 Abs. 3 DBG |
⚠ Die Verjährung nach Art. 120 Abs. 3 DBG beginnt neu, sobald eine Amtshandlung zur Feststellung der Steuerforderung dir zur Kenntnis gebracht wird. Wer eine Rückfrage des Steueramts beantwortet, setzt die fünf Jahre also von vorn in Gang. Praktisch heisst das: Rechne mit 15 Jahren, nicht mit 5.
Die Fristen, an denen deine Ablage hängt
| Unterlage | Wie lange behalten | Weshalb |
|---|---|---|
| Kaufvertrag, Grundbuchauszug, Handänderungsabrechnung | dauerhaft | Erwerbspreis ist Teil der Anlagekosten (Art. 12 Abs. 1 StHG) |
| Rechnungen wertvermehrender Investitionen | dauerhaft, bis nach dem Verkauf | Aufwendungen zählen zu den Anlagekosten und senken den steuerbaren Gewinn |
| Werkverträge, Baubeschrieb, Abnahmeprotokoll, Mängelrügen | mindestens 5 Jahre ab Abnahme, besser dauerhaft | Ansprüche wegen Mängeln eines unbeweglichen Werks verjähren fünf Jahre nach der Abnahme, gegen Unternehmer, Architekt und Ingenieur (Art. 371 Abs. 2 OR) |
| Baubewilligung, Pläne, Statik, Werkleitungspläne | dauerhaft | jeder spätere Umbau und jeder Verkauf braucht sie |
| Steuererklärungen mit Beilagen | 15 Jahre | absolute Verjährung nach Art. 120 Abs. 4 und Art. 152 Abs. 3 DBG |
| Unterhaltsbelege eines Jahrs | bis zur Rechtskraft plus Reserve, faktisch 15 Jahre | Nachsteuerverfahren und Rückfragen |
| Sicherheitsnachweis Elektroinstallation | bis zur nächsten periodischen Kontrolle | Kontrollperiode bei Wohnliegenschaften 20 Jahre; zusätzlich bei jeder Handänderung, wenn seit der letzten Kontrolle fünf Jahre vergangen sind |
| Tankanlage: Bewilligung, Prüfprotokolle, Kontrollrapporte | 10 Jahre | so verlangt es der Kanton Zürich für Tankanlagen mit wassergefährdenden Flüssigkeiten |
| Versicherungspolicen, Schätzungsprotokoll, Schadenakten | solange gültig, Schadenakten 10 Jahre | Beweislage im Streitfall |
| Serviceberichte Heizung, Lüftung, Wärmepumpe | bis zum übernächsten Service | Garantie- und Wartungsnachweis |
| Garantiescheine Geräte | bis Garantieablauf | danach wertlos |
Die 60-Tage-Frist, die seit 2026 neu ist
Das Bundesgesetz vom 20. Dezember 2024 über Baumängel ist am 1. Januar 2026 in Kraft getreten und hat drei Dinge geändert, die ins Dossier gehören:
- Art. 367 Abs. 1bis OR: Die Frist für die Mängelrüge beträgt bei einem unbeweglichen Werk 60 Tage. Die Vereinbarung einer kürzeren Frist ist unwirksam.
- Art. 370 Abs. 4 OR: Mängel, die bei der Abnahme nicht erkennbar waren, sind innert 60 Tagen nach ihrer Entdeckung anzuzeigen — auch hier sind kürzere Fristen unwirksam.
- Art. 371 Abs. 3 OR: Die fünfjährige Verjährungsfrist beim unbeweglichen Werk kann nicht zu Lasten des Bestellers abgeändert werden.
Für die Ablage heisst das: Das Abnahmeprotokoll mit Datum ist das wichtigste Blatt im Bauregister, weil an diesem Datum beide Fristen hängen. Die Systematik der Rügen steht in unserem Beitrag zur Rügefrist bei Baumängeln.
Wie du die Hausdokumentation ordnest und gliederst
Sieben Register reichen, und sie folgen der Frage, in der du suchst — nicht der Systematik einer Verwaltung:
- Eigentum: Kaufvertrag, Grundbuchauszug, Dienstbarkeiten, Grundstückbeschrieb, Handänderungsabrechnung.
- Finanzierung: Hypothekarverträge, Amortisationsplan, Verpfändungen aus Säule 3a oder Pensionskasse, Schätzungen.
- Bau: Baubewilligung, Pläne, Baubeschrieb, Werkverträge, Abnahmeprotokoll, Mängelrügen, Schlussabrechnungen.
- Technik: Heizung, Lüftung, Sanitär, Elektro — je Anlage ein Datenblatt mit Fabrikat, Baujahr, Serienummer und dem letzten Servicebericht. Dazu die Sicherheitsnachweise und Kontrollrapporte; was der Sicherheitsnachweis der Elektroinstallation genau ist, steht in unserem Beitrag dazu.
- Versicherung: Gebäude- und Hausratpolice, Gebäudewasser, Haftpflicht, Schätzungsprotokoll, Schadenakten.
- Steuern: je Jahr eine Mappe mit Steuererklärung, Veranlagung und den Unterhaltsbelegen.
- Anlagekosten: das einzige Register, das nie ausgemistet wird — jede Rechnung, die den Wert erhöht hat, mit Datum und Betrag auf einer Übersichtsliste vorne im Register.
Register 7 ist das, worin die meisten Franken stecken. Nach Art. 12 Abs. 1 StHG unterliegt der Grundstückgewinnsteuer nur der Betrag, um den der Erlös die Anlagekosten übersteigt — «Erwerbspreis oder Ersatzwert zuzüglich Aufwendungen». Welche Aufwendungen anerkannt werden und wie die kantonalen Tarife wirken, steht in unserem Beitrag zur Grundstückgewinnsteuer.
Genau diese Übersichtsliste ist auch der Kern unseres Haus-Dossiers: Bauteile, Belege und Termine an einem Ort, damit die Papierablage und die Planung dieselbe Wahrheit erzählen. Welche Termine dazugehören, steht in unserem Unterhaltsplan fürs Haus.
Was digital darf und was Papier bleibt
Für die Steuern gibt es keine Formvorschrift für Privatpersonen — ein lesbarer Scan wird in der Praxis akzeptiert, und die elektronische Einreichung ist seit 2024 ausdrücklich geregelt. Trotzdem gehören drei Kategorien ins Papier, weil ihr Wert an der Urschrift hängt:
- Originalurkunden mit Unterschrift: Kaufvertrag, Dienstbarkeitsverträge, Bürgschaften.
- Pläne im Format, in dem sie ein Handwerker auf den Tisch legen kann. Ein Werkleitungsplan auf dem Handy nützt beim Bagger nichts.
- Alles, was bei einem Schaden greifbar sein muss: Policen, Notfallnummern, Absperrpläne für Wasser, Gas und Strom.
Für den Rest gilt ein einziger Grundsatz, der mehr wert ist als jedes Ablagesystem: eine Kopie ausserhalb des Hauses. Ein Cloud-Ordner oder eine Festplatte bei den Kindern. Ein Dossier, das im Keller steht, wenn der Keller unter Wasser steht, hat genau dann seinen Zweck verloren, für den es angelegt wurde. Im Forum wird dieselbe Frage unter Aufbewahrungspflicht Statik, Flachdach, Solaranlage diskutiert — mit demselben Ergebnis.
Was heisst das für dich
Nimm dir einen Samstagvormittag und leg die sieben Register an, bevor der nächste Schaden dich dazu zwingt. Fang mit Register 7 an, den Anlagekosten: Jede alte Handwerkerrechnung, die du heute findest, ist beim Verkauf bares Geld, und keine davon wird mit den Jahren leichter auffindbar. Trag ins Bauregister das Abnahmedatum gross auf ein Deckblatt — daran hängen die fünf Jahre nach Art. 371 Abs. 2 OR und die 60 Tage für jede Rüge. Miste bei den Steuerakten erst nach 15 Jahren aus, nicht nach 5. Und mach eine Kopie, die woanders liegt als das Haus. Dieser Beitrag ordnet die Fristen ein und ersetzt keine Auskunft deines kantonalen Steueramts.
Weiterlesen
- Der Unterhaltsplan fürs Haus — die Termine, die zum Dossier gehören
- Grundstückgewinnsteuer — weshalb Register 7 nie ausgemistet wird
- Rügefrist bei Baumängeln — was ab dem Abnahmedatum läuft
- Sicherheitsnachweis der Elektroinstallation — das Blatt, das beim Verkauf verlangt wird
- Im Forum: Notwendige Unterlagen nach Hauskauf — was im Bauherren-Ordner wirklich fehlt
Quellen
- Bundesgesetz über die direkte Bundessteuer, SR 642.11, fedlex.admin.ch
- Obligationenrecht, SR 220 (Art. 367, 370, 371), fedlex.admin.ch
- Steuerharmonisierungsgesetz, SR 642.14 (Art. 12), fedlex.admin.ch
- ESTI, Periodische Kontrolle der elektrischen Installationen
- Kanton Zürich, Betrieb und Kontrolle von Tankanlagen
